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劳动关系协调师-组织会议的基本程序

来源:冠亚娱乐教育    发布时间:2014-12-18
劳动关系协调师-组织会议的基本程序


  (一)会议组织准备工作大体上有如下四项:

  1.拟定会议主题


  2.拟发会议通知

  它应包括以下六项:一是标题,它重点交待会议名称。二是主题与内容,这是对会议宗旨的介绍。三是会期,应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点,对交通路线,特别要交待清楚。五是会议的出席对象,如对象可选派,则应规定具体条件。六是会议要求,它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备,以及差旅费报销和其他费用问题。


  3.起草会议文件

  (1)需要认真准备的会议文件材料,最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。
  (2)要安排好与会者的招待工作。对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作,应精心、妥当地做好准备。要布置好会场。
  (3)对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备,事先要认真调试。
  (4)需用的文具、饮料,亦应预备齐全。


  4.要安排好座次

  排列主席台上的座次,我国目前的惯例是:前排高于后排,中央高于两侧,左座高于右座。听众座次有两种方法。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。


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  (二)在会议进行阶段,会议的组织准备者要做的主要工作,大体上可分为三项:

  1.进行例行服务工作
  在会场之外,应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者,还须进行重点照顾。必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场之内,则应当对与会者应有求必应,闻过即改,尽可能地满足其一切正当要求。


  2.精心编写会议简报,举行会期较长的大中型会议,依例应编写会议简报。


  3.认真做好会议记录

  凡重要会议,不论是全体大会,还是分组讨论,都要进行必要的会议记录。会议记录,是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。会议名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内。


  (三)会议结束以后,一般还有以下工作:

  ①形成可供传达的会议文件;
  ②处理有关会议的文件材料;
  ③为与会者的返程提供方便。


  (四)一般而言,与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议纪律,主要有以下四项内容:①着装要求;②严守时间;③维护秩序;④专心听讲。


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